Inspirational Friday 26 augustus Samenvatting

‘Contact met je doelgroep’

 

Don’t Spoil the Party! (The effect of no-show)

 

 

Contact met je doelgroep

Versta je de kunst om je doelgroep te verleiden, dan ontstaat er echt contact.

Voorheen vertelde je als bedrijf wat je wilde vertellen aan je doelgroep, tegenwoordig is dit anders. Het is nu zaak om er achter te komen wat de doelgroep wil. Hun behoefte moet centraal staan. Zo moet je je afvragen waar de doelgroep zich bevindt en wat ze al weten over bepaalde onderwerpen en wat ze nog zouden willen leren.

Behoeftes herkennen

Om achter deze gegevens te komen moet  je de volgende middelen gebruiken om de behoefte van je doelgroep te herkennen;

• Decentraal een aanspreekpunt per afdeling / business unit die als luisterend oor binnen de afdeling / business unit dient en de signalen overlegd met de evenement organisator.

• Het houden van klankbordsessies, of brainstormsessies, zowel intern als extern.

• Enquêtes afnemen. Dit kan zowel vooraf, tijdens als na afloop van een evenement. 

• Nieuws in het vakgebied in de gaten houden om te zien wat er speelt in die sector. Tevens zijn de Social Media kanalen van dat vakgebied de moeite waard in de gaten te houden.

• Een dag met de doelgroep mee lopen, hierdoor merk je beter wat er leeft onder de doelgroep en ben je in staat het evenement beter op hun wensen aan te laten sluiten.

Ga met de doelgroep in gesprek over wat zij willen. Luister naar ze en vraag ze eventueel om hulp. Zorg voor interactie tussen jou en je doelgroep. Deze interactie kan je aangaan op bijvoorbeeld relevante Social Media kanalen, vakbladen of via branche verenigingen.

Doelgroep bereiken

De doelgroep is op verschillende manier te bereiken. Zo is een uitnodiging via de post nog steeds een veel gebruikt middel. Het versturen van een digitale uitnodiging ook. Een onderschat element van uitnodigingsmanieren is het mondeling of face-to-face uitnodigen.

Door de behoeften van je doelgroep te herkennen kan je de desbetreffende Social Media kanalen raadplegen. Op deze kanalen kan je uitnodigingen verspreiden. Let wel op; de Social Media doelgroep staat niet gelijk aan je doelgroep voor het evenement.

Het is belangrijk je in de/het uitnodiging(straject) te onderscheiden, een goede uitnodiging houdt immers langer het goede gevoel van een uitnodiging vast.

 Tip: no show = aangemeld maar niet op komen dagen

Tip: gebruik geen logo op je twitter-account maar een beeld of foto

Organisatie

Een goede briefing draagt bij aan een geslaagd evenement. In een goede briefing komt terug wie de doelgroep is, waar de doelgroep zich bevindt (op welke kanalen) en waar zij het over hebben. Welke doelstellingen worden aan het evenement verbonden. Welke toevoeging moet het evenement voor de doelgroep hebben?

Wie is de doelgroep welke op het evenement verwacht wordt en wie is de doelgroep op Social Media platformen? Het is belangrijk dit onderscheid te maken. Wie zou de conversatie op Social Media aan willen gaan? Er is onderscheid te maken in drie soorten Social Media gebruikers; actieve gebruikers, semi-actieve gebruikers welke vooral luisteren en lezen maar weinig actieve bijdrage leveren en passieve gebruikers.

 

Dhr. Strubbe, Gouwe Ouwe 

 

Registratie

Om de doelgroep en de genodigden goed te leren kennen zijn een aantal zaken van het (online) registratietraject erg belangrijk. 

Geef mensen de kans zich aan te melden voor je evenement door middel van bijvoorbeeld een antwoordnummer (bijvoorbeeld bij het versturen van een antwoordkaart), een e-mail adres (bij het versturen van een digitale uitnodiging), een telefoon- of faxnummer. Of geef mensen de kans zich persoonlijk aan te melden.

Bouw een deelnemersdatabase op en vul deze indien gewenst door middel van een registratieplatform. Bij het kiezen daarvan moet je op een aantal zaken letten; zorg ervoor dat je alles (tekstueel) zelf aan kan passen op het platform. Ook moet dit platform zo ingericht zijn dat het overeenkomt met de huisstijl van het evenement. Om verspreiding te bevorderen moet het delen van Social Media gegevens erg makkelijk zijn. 

Op dit platform moet je ook relevante blogs en twitter streams kunnen toevoegen. 

Om de communicatie met de genodigden zo relevant mogelijk te maken moet je binnen het registratieplatform kunnen filteren in de genodigden om met de juiste mensen in contact te komen. Hierbij kan je denken aan het versturen van mails, nieuwsbrieven, updates, SMS-jes etc.

Door het voorafgaand aan het evenement de genodigden, welke aangegeven hebben aanwezig te zullen zijn, met elkaar te matchen zal de conversatie voorafgaand aan het evenement al van start gaan.

Voorbeelden van registratie platformen:

• Wufoo

• Event Assist

• Event Sites

• Event espresso

• Ning

• Give Zooks

Tip: bij meer te weten willen komen over personen uit je doelgroep, gebruik www.wieowie.nl

Als mensen zich aangemeld hebben voor het evenement dan moet je het delen van hun aanwezigheid voor henzelf zo makkelijk mogelijk maken. Creëer mogelijkheden voor de genodigden om via één druk op de knop hun hele netwerk te laten weten dat zij naar je evenement komen. Dit zorgt voor een snelle verspreiding van je boodschap en (gewenste) positie. 

Over het algemeen is de doelgroep erg nieuwsgierig naar de rest van de doelgroep. Het openbaar maken van de gastenlijst kan twijfelaars nog overhalen. Door te communiceren wie er allemaal zich al aangemeld hebben geef je de doelgroep ook een kans voorafgaand aan het evenement discussies met elkaar op gang te brengen, vragen op te stellen of wellicht bij te praten.

Het is zaak om deze verspreiding te faciliteren en de modereren. Maak bijvoorbeeld een twitter-hashtag, een LinkedIN groep of creëer een platform op je intranet.

Als je de dialoog aangaat, doe dit dan niet alleen voorafgaand aan je evenement maar ook zeker tijdens en na je evenement. Draag de gedachte van je organisatie en evenement uit en blijf authentiek. Probeer zo persoonlijk mogelijk te blijven, hiermee verhoog je de kans dat je boodschap gedeeld wordt.

Als je van deze online Social Media middelen gebruik maakt is het belangrijk om iedere dag goed te monitoren wat er over het evenement gezegd wordt en wat er omheen allemaal gebeurd. 

Een goed registratieplatform kenmerkt zich ook doordat het de genodigden de kans geeft aan te geven of ze komen, of ze niet komen en waarom ze niet komen. Het is een groot verschil of mensen niet willen komen of niet kunnen komen. De mensen die niet kunnen komen kan je altijd nog betrekken bij het evenement.

Tip: bij het opmaken van bijvoorbeeld het registratieplatform; gebruik logo’s en plaatjes in .EPS of .AI

Uitnodiging

Een goede uitnodiging is te herkennen als deze voldoet aan een aantal punten.

• Er moet duidelijk zijn wie de afzender is en het is zaak dat de afzender betrouwbaar en sympathiek bevonden wordt door de ontvanger. Deze ontvanger moet aanwezig zijn op het evenement. Laat er ook altijd een naam als afzender staan. Dus niet ‘Raad van Bestuur’.

• Uit de uitnodiging moet duidelijk blijken wat de meerwaarde van het evenement is voor de ontvanger, wat kan hij/zij tijdens dit evenement leren of vergaren. 

• De uitnodiging moet relevant zijn. 

• Een uitnodiging kan verstuurd worden om iemand een plezier te doen of de overige genodigden een plezier te doen.

• Een goede uitnodiging is nieuwsgierig makend.

• Creativiteit en onderscheidend vermogen worden ook geacht in de uitnodiging te zitten. 

• Het geven van het gevoel van exclusiviteit bij het ontvangen van een uitnodiging is een belangrijk aspect, hierdoor voelen mensen zich specialer en zijn zij sneller geneigd te komen naar je evenement.

• Geef in de uitnodiging aan hoe ze aan kunnen geven of ze wel of niet aanwezig kunnen zijn. Door het invullen van deze mogelijkheid komen zeer relevante en belangrijke cijfers beschikbaar waar je je vervolgtraject qua communicatie op kan baseren.

• In een uitnodiging laten weten wie er nog meer komen zorgt er voor dat mensen hierdoor overgehaald worden ook te komen.

• Noem in de uitnodiging de kosten, tijden en locatie(s). 

• Laat trots terugkomen in je uitnodiging. Bijvoorbeeld trots op je organisatie, genodigden of behaalde doelen.

• Zorg dat de aantrekkingskracht van het evenement terugkomt in je uitnodiging.

• De genodigde moet zich kunnen identificeren met het evenement door middel van de uitnodiging. 

 KLM suprise 

 

Tijdens het Event

Bij aankomst worden de gasten ontvangen. Als de gasten van tevoren gematcht worden, kan de start van een evenement soepeler en losser verlopen omdat gasten al weten wie ze over welk onderwerp aan kunnen spreken en gelijk de dialoog aan kunnen gaan met elkaar. Het matchen kan zowel offline als online gebeuren.

Match de gasten op expertise, interesses, onderwerpen waar zij zelf meer over willen weten, etc.

Tijdens het evenement speelt het online gedeelte een belangrijke rol met het contact met je doelgroep. Het deel van de doelgroep dat niet aanwezig is tijdens het evenement, om diverse redenen, kan door het online gedeelte toch nog (een deel van) de beleving meekrijgen van het evenement. Zo kunnen de afwezigen bijvoorbeeld via twitter vragen aan sprekers stellen.

Hierdoor wordt de impact van het evenement verhoogd. Sommige evenementen lenen zich beter dan andere voor het aanbrengen van een online gedeelte.

Vergeet ook niet dat pauzes tijdens een evenement leuk moeten zijn. Tijdens pauzes krijg je als organisator de kans onderscheidend te zijn. Door bijvoorbeeld korte presentaties in loungebanken, een korte wandeling met een boswachter, een lunchconcert etc.

Het online gedeelte kan in wezen betrekking hebben op de hele (online) wereld. Hierdoor haal je een onschatbare bron van kennis binnen. Uit alle hoeken van de wereld en van vele verschillende kennisgebieden kan kennis komen. Dit heet ‘wisdom of the crowd’. Dit kan lonend zijn voor organisaties. 

Een evenement kan ook volgens het ‘open space’ principe worden georganiseerd. Hierbij is er geen agenda en worden de onderwerpen ter plaatse bepaald naar aanleiding van de behoefte van de gasten.

Hiermee laat je je evenement ‘ontstaan’ en blijft de kennis beter hangen waardoor de (aanwezige) gasten langer enthousiaster zullen blijven.

In de toekomst zullen mensen steeds meer gebruik maken van Location Based Services (zoals FourSquare en Facebook Places) om te zien wie ook op het evenement is. Hierdoor kan je makkelijker de juiste mensen vinden en worden evenement waardevoller voor de doelgroep.

 Tip: ga mensen volgen op twitter, ongeveer 1 op 3 volgt terug!

Na afloop

Het is belangrijk de mening van je doelgroep te peilen. Dit kan je zowel tijdens als na afloop van je evenement peilen. Vraag in de wandelgangen tijdens je evenement aan de aanwezigen wat hun mening is, hierdoor kan je eventueel nog bijsturen. Bijvoorbeeld als veel mensen vinden dat het te koud is, zou je de verwarming hoger kunnen zetten.

Peil ook het online sentiment. Ook weer tijdens en na afloop van het evenement.

Het effect meten door middel van enquêtes kan ‘offline’ gebeuren. Online kan denken aan het aantal extra likes, aantal (re)tweets, download, pageviews of websites bezoeken.

 

Meningen peilen tijdens het evenement kan geschieden door middel van stemkastjes, hand opsteken, sms etc. Dit is zeer direct en voor sommige organisatoren ook beangstigend. Door tijdens het evenement op deze manier het sentiment te peilen is de mening vooral gebaseerd op emotionele meningen. Als je na het evenement het sentiment peilt is de mening een stuk realistischer.

Bij het vragen naar de mening van de genodigden kan je een aantal onderwerpen aansnijden zoals; wat vind je van de manier van communiceren, heeft dit evenement voor je gevoel ergens aan bijgedragen, heeft dit evenement je blik op dit onderwerp veranderd, heb je kennis opgedaan en ga je die ook toepassen en ook heel belangrijk; ga je over dit evenement verder vertellen?

Stel nooit meer dan vijf vragen. Deze vragen moeten voorafgaand aan het evenement opgesteld worden om een zo objectief mogelijke evaluatie te kunnen verrichten.

Tip: volg @bashoogland op twitter om het effect van een twitterende directeur mee te maken

Nextopia

Figuur 1 beschrijft de beleving van de doelgroep met als piek het evenement zelf. Door het aangaan de dialoog voorafgaand aan het evenement wordt de beleving van de doelgroep al eerder groter. 

Door tijdens het evenement al te kijken en aandacht te geven aan het volgende evenement zorg je ervoor dat er na afloop van het evenement al een dialoog ontstaat over het volgende evenement en ook een dialoog over het afgelopen evenement. Deze dialoog wordt op een bepaald punt overgenomen door de doelgroep, de dialoog wordt wel gestart en in eerste instantie onderhouden door de organisator. Het faciliteren en modereren van de organisator neemt langzaam af als de doelgroep het overneemt. Hierdoor krijg je een hogere en langere beleving onder de doelgroep, dit is afgebeeld in figuur 2. Dit heet nextopia. Door het kiezen van een jaarthema kun je de buzz rondom een evenement ook eerder starten en later stoppen. Dan is het evenement namelijk een van de hoogtepunten naast andere communicatie uitingen rondom hetzelfde onderwerp.  

Figuur 1 

Figuur 2