De BeursScanner®
Structureel hulpmiddelen bij het succes van uw beursdeelname
Beurzen en daaraan gerelateerde evenementen zoals een productintroductie, zijn een uitermate belangrijk instrument om bij het zakendoen de balans te vinden tussen zakelijkheid en informaliteit. Juist omdat beurzen en relationele evenementen u bij uitstek de gelegenheid geven om persoonlijk in contact te komen met uw zakenpart¬ners, dient u er uitermate secuur, creatief en met gevoel voor verhoudingen mee om te gaan. Zonder de zakelijkheid uit het oog te verliezen natuurlijk.
Beurzen zijn relatieversterkende evenementen bij uitstek. Immers, boven alle andere te hanteren instrumenten in de marketingmix zoals DM, telemarketing en persoonlij¬ke verkoop zijn beurzen van een uniek gehalte: persoonlijk contact, interactie en emoties spelen de boventoon.
Beursdeelname is een kwestie van structureel te werk gaan. LiveHouse heeft daarom speciaal voor exposanten de BeursScanner® ontwikkeld. U kunt de BeursScanner® gebruiken voor toetsing van het bestaande beleid of voor formule¬ring van een (ver)nieuw(d) beleid.
Doelstellingen van de BeursScanner® zijn:
* alle neuzen van alle betrokkenen van begin af aan één kant op
* alle relaties qua kooppotentie in kaart
* contentieus beheer (en uitbreiding) van uw relatiebestand
* beursdeelname inhoudelijke afgestemd op het bedrijfsimago, producten of diensten
* onderscheidende evenementen tijdens de beurs, op het profiel van de doelgroep gericht.
Met het gebruik van de BeursScanner® wordt uw volgende beursdeelname zeker een succes!
INFORMATIE
Uit welke relatiegroepen bestaat uw potentiële doelgroep?
• Suspects
• cold en hot prospects
• grote/kleine klanten
• frequente/incidentele klanten
• overige relaties.
Welke basisinformatie (NAW-gegevens bedrijf, telefoonnummers vast en mobiel, emailadres, social media links,functie) over uw relaties heeft u?
Welke persoonlijke gegevens zoals privé-adres,
verjaardag, hobby’s, huwelijkse staat, interesses,
sporten wilt u weten?
Op welke wijze en door wie worden deze gegevens
verzameld en, heel belangrijk, wie houdt ze up-to-date?
In welke programma bewaart u deze gegevens en kunt u dit linken aan uw overige software?
Wie mag over de informatie beschikken en waarvoor wilt u de informatie gebruiken?
STRATEGIE
Hoe vaak en wanneer onderhoudt u contact met uw relaties?
Hoe vaak hebben uw relaties de beurs/beurzen waaraan u deelneemt, bezocht?
Welke doelstellingen verbindt u aan relatiebeheer op de beurs in termen van:
• geld
• goodwill
• imago
• suspects → prospects
• prospects → klanten
• klantenbehoud.
STRATEGIE (VERVOLG)
Wie binnen een bedrijf nodigt u uit?
• gebruikers en/of
• beslissers en/of
• beïnvloeders.
Wat zijn relaties in het algemeen gewend op het gebied van beursbezoek?
Wat verwachten uw relaties van u op het gebied van beursbezoek?
Wat hebt u in het verleden tijdens de beurs georganiseerd en waarom was dit al dan niet geslaagd?
Wat organiseren uw concurrenten op de beurs voor uw doelgroep?
Organiseren uw concurrenten nog meer relationele evenementen gedurende het jaar en zo ja, weet u wat die inhouden?
Wie binnen uw organisatie moeten op de hoogte gehouden worden van alle activiteiten op de beurs?
Wie binnen uw bedrijf initieert relatie-activiteiten op de beurs (eventueel in samenspraak met elkaar)?
• (Product) sales
• Marketing
• Marketing communicatie
• Directie.
Wie binnen uw organisatie beslist welke relaties voor de beurs uitgenodigd worden?
Welke functie, verantwoordelijkheden en bevoegdheden hebt u in dit kader zelf?
Hoe verhouden relatie- en verkoopcontacten zich met elkaar op de beurs?
Hoe groot is het budget dat u aan het beursbezoek wilt uitgeven?
Is het bedrag dat gereserveerd wordt voor beursdeelname afhankelijk van de resultaten?
PROGRAMMERING EN UITVOERING
Hoe groot en hoe gedifferentieerd is uw te verwachten groep relaties?
Wilt u uw relaties laten kennismaken met nieuwe producten/diensten?
Wilt u uw relaties met vakkennis verrijken?
Wilt u uw relaties met elkaar in contact brengen en hen laten netwerken?
Wilt u uw relaties anderszins plezieren?
Zo ja, hoe?
Wilt u in dit kader apart een formeel of een informeel evenement organiseren?
Waar ligt, denkt u, voor uw relaties de grens van fêteren en paaien?
Hoe lang wilt u dat je relaties de stand bezoeken of te gast zijn bij een speciaal evenement op de beurs?
Hoe lang hebben de relaties tijd, schat u in?
Organiseert u het evenement zelf of besteedt u de organisatie (deels) uit?
Hoe nodigt u uw relaties uit voor de beurs cq. het evenement?
• Schriftelijk
• Per mail
• Per online media
• Per offline media (vakbladen etc)
• Persoonlijk
• Per telefoon.
Nodigt u uw relaties met/zonder partner uit?
Hoeveel procent van de genodigden zal gehoor geven aan de uitnodiging, schat u in?
Houdt u de aan- maar ook de afmeldingen (met opgave van redenen) bij?
Houdt u de no-shows (wel aangemeld-niet gekomen) bij?
Wie vertegenwoordigen uw bedrijf op de beurs en bij de relatie-evenementen?
Wie is de gastheer/-vrouw en welke taak heeft hij/zij?
Welke aantallen wilt u aanhouden bij de verhouding van relaties/eigen vertegenwoordigers?
FOLLOW-UP
Kunt u (of streeft u er naar) de effectiviteit van georganiseerde evenementen meten?
Zo ja, wat zijn meetbare criteria?
Hoe gaat u na of de beurs en evt. een speciaal evenement, persoonlijk is aangeslagen bij uw relaties?
Hoe gaat u om met follow-up op zakelijk gebied?
Hoe bedankt u uw relaties voor hun komst naar uw evenement?
Hoe houdt u na de beurs contact met uw gasten?
• Schriftelijk
• Per mail
• Per online media
• Per offline media (vakbladen etc)
• Persoonlijk
• Per telefoon.
Biedt u uw relaties een online platform om elkaar online te (blijven) ontmoeten?