Wat is Into the Heart of Meetings?

Het gedachtegoed van Into the Heart of Meetings (Eric de Groot en Mike van der Vijver, 2013) geeft richtlijnen voor het organiseren van bijeenkomsten, op basis van wetenschappelijke kennis over communicatie en menselijke interactie.

Er zijn volgens de auteurs zes redenen om een meeting te organiseren: iets leren, netwerken, motiveren, beslissen, richting geven, ritueel. Wat het doel ook is, vooraf moet dat gekwantificeerd worden om achteraf te kunnen bepalen of de meeting geslaagd is.

Basisbegrippen:

Content Flow: het gaat altijd om inhoud en het verplaatsen van inhoud naar een ontvanger. Daarom moet die inhoud interessant zijn en de ontvanger moet er belang bij hebben.
Experience Concept: wat moeten deelnemers ondergaan, om de inhoud binnen te krijgen?
Facilitation style: Content Flow en Experience Concept worden gerealiseerd door dagvoorzitter, sprekers, technici, cateringpersoneel, hostesses et cetera.
Content providers: eerst vastleggen welke functies de verschillende programmaonderdelen hebben en daarna bedenken wie of wat die inhoud gaat brengen. Dat kunnen sprekers zijn, maar ook discussie-onderdelen, films, coaching van groepen et cetera.
Venue Message: denk na over de combinatie van doel en locatie. Elk doel heeft een ideale locatie en elke locatie heeft een eigen effect.

De uitkomsten van een bijeenkomst moeten goed vastgelegd worden:

Outcomes ownership: vastleggen wat besloten is en wie op welk moment wat doet om de resultaten uit te voeren of te verzilveren.
Power of Ritualisation: via een sluitingsceremonie de verantwoordelijkheid voor de resultaten overdragen.
Post-meeting communication: via follow-up zorgen dat iedereen doet wat hij heeft beloofd.
Design impact: resultaten vastleggen op een aansprekende manier voor iedereen, dus zowel visueel als mondeling en fysiek.

Meer info: Mindmeeting