Aandachtig afscheid nemen
Een grote bank voerde een ingrijpende reorganisatie door bij een afdeling van 200 mensen. 80 Collega’s zouden bij de reorganisatie ontslagen worden. Erg genoeg, maar de bank realiseerde zich ook dat voor de 120 overblijvers de werksituatie ingrijpend anders zou zijn. Er werd een plan ontwikkeld waarbij zowel blijvers als vertrekkers toewerkten naar een gezamenlijk afscheid. Doel was om aan ieders sentiment ruimte te geven, samen te rouwen in een afscheidsritueel, samen terug te kijken op de voorbije periode en voor de achterblijvers: zich voor te bereiden op de toekomst.
Op de dag van de bekendmaking van de ontslagen, werd ’s middags een gezamenlijke bijeenkomst belegd, waarin veel ruimte was om met elkaar te praten. Vrijwel alle 200 betrokkenen waren hierbij aanwezig, wat de verbondenheid en betrokkenheid bij elkaar duidelijk maakte. Onder leiding van een systemisch werker werd een open space geopend, waarbij de centrale vraag was: hoe kunnen wij de resterende twee maanden gebruiken om elkaar voor te bereiden op de nieuwe situatie? In de navolgende 3 uur bezochten de collega’s elkaars cirkel en werden de mooiste plannen samen vorm gegeven. Alle 37 suggesties werden verwerkt in het afscheidstraject.
Zo gingen de 120 achterblijvers de navolgende weken in 3 groepen aan de slag met resp. het afscheidsfeest, het uitzoeken van een memorabel cadeau (met een persoonlijke boodschap voor iedere vertrekkende collega) en het maken van een gedenkboek. Ook keken ze gezamenlijk naar de veranderingen die zich aan het voltrekken waren en de persoonlijke consequenties die daaruit voortkwamen.
De 80 vertrekkers bereidden zich voor op hun vertrek door ieder voor zich een 3D collage te maken van de zaken die ze zo waardeerden in hun collega’s en wat ze de achterblijvers wilden meegeven voor de toekomst. Niet alleen een creatief, maar ook een emotioneel en confronterend proces. Daarnaast schreven ze een lied en studeerden dat meerstemmig in.
Het afscheidsfeest werd een bijzondere beleving voor iedereen. Het begon met een talkshow in een round the ring setting, onder leiding van een neutrale, maar warme vrouwelijke presentator. Centraal op het podium stond een grote wensboom, waarin iedereen een persoonlijke wens had gehangen. Alle wensen waren gefotografeerd en werden ook geprojecteerd. Er was ruimte voor veel oprechte, soms confronterende verhalen van vertrekkers en achterblijvers. Ook het management werd daarin betrokken. De middag ontvouwde zich als een ‘bonte avond’, met bijdragen voor en door iedereen. De 3D collages stonden verspreid door de ruimten en vertelden hun eigen verhaal. Omdat iedere bijdrage persoonlijk was, was de wederzijdse waardering en het begrip hoog. De stemming wisselde van bedachtzaam naar uitgelaten, van droefenis naar dankbaarheid voor wat er was (geweest). Alles werd gefilmd, gefotografeerd en getekend door een illustrator.
De achterblijvers vertrokken als eersten, door een haag van applaudisserende vertrekkende collega’s. De vertrekkers kregen zo de gelegenheid om in alle rust afscheid te nemen van elkaar.
Als aandenken kreeg iedereen een getekend videofilmpje met daarin foto’s en stukjes film.
Onder zowel blijvers als vertrekkers werd een onderzoek gehouden. Daaruit bleek dat het afscheidsritueel had gezorgd voor verzachting, begrip en acceptatie.